Így válassz iratmegsemmisítőt

Egy iratmegsemmisítő beszerzése ideális esetben egy egyszeri, hosszútávú befektetés – persze csak ha tudod, hogy mire kell figyelned a vásárláskor. Ha kevésbé mozogsz otthonosan a témában, ne aggódj: cikkünkben minden fontos részletre alaposan kitérünk majd, így mire a végére érsz, már pontosan tudni fogod, melyik iratmegsemmisítő az ideális választás számodra.

Az itt felsorolt szempontok szerint haladva két nagyon kellemetlen hibától is megkímélheted magad: egyrészt nem fogod tönkretenni a vadonatúj készüléked már az első pár használat során, másrészt egy nyaralás árát is megspórolhatod azzal, hogy nem fizetsz olyan felesleges funkciókért, amiket sosem használnál ki. Kezdjünk is bele!

Terhelhetőség

Az első és legfontosabb, amit tisztáznunk kell iratmegsemmisítő vásárlásakor: hány felhasználó milyen sűrűn fogja majd használni? A hozzánk eljutó visszajelzések alapján a meghibásodások 90%-át a rosszul felmért igényekből adódó nehézségek okozzák: egy otthoni felhasználásra tervezett iratmegsemmisítő nem fogja bírni azt a terhelést, amit akár már egy kisebb iroda is igényelne. 

Már rögtön az elején érdemes beszélnünk a vágási ciklusokról. Az iratmegsemmisítők vágási ciklusa alapvetően két lépésből áll: az első maga a vágás, a második pedig a legalább ennyire fontos pihenési idő – mindkét adatot percben szokás jelölni gyártói leírásokban. Ha egy termék vágási ciklusánál olyan adatokat látsz, mint 10/15, akkor ezt úgy kell értelmezned, hogy az iratmegsemmisítő maximális teljesítménnyel 10 percig képes vágni, de ezt követően 15 perces pihenési időre van szüksége, mielőtt újra használnád. Ez egyébként egy egész komfortos tudású gép volna, a kisebbeknél 2/30 is előfordulhat, ami otthoni használatnál nem gond, de egy irodában már sok frusztrációt jelenthet, többek közt ezért is kell a felhasználók napi igényeihez igazítani a vásárlást.

Napjainkban szinte minden iratmegsemmisítőben megtalálható valamilyen túlmelegedés védelem, ami a vágási ciklus végén automatikusan kikapcsolja a készüléket (vagy legalább valamilyen módon jelez nekünk), amennyiben a túlterhelés miatt szükségessé válik, de felhasználóként törekedj rá, hogy erre minél kevesebbszer kerüljön sor, mert a gép motorjának hosszútávon nem tesz jót, ha rendszeresen túlhajtod.

Először tehát határozd meg, nagyjából hány felhasználónak lesz szüksége a gépre:

Iratmegsemmisítők otthonra (1-3 felhasználó)

Iratmegsemmisítők kis irodába (3-5 felhasználó)

Iratmegsemmisítők közepes irodába (5-10 felhasználó)

Iratmegsemmisítők nagy irodába (10 felhasználó felett)

Vágási módok és adatbiztonság

A nekünk ideális terhelhetőség meghatározása után a következő fontos lépés a biztonsági szint és vágási mód kiválasztása. Értelemszerűen nem mindegy, hogy a havi csekkeket szeretnénk otthon megsemmisíteni, amire egy csíkvágással dolgozó gép bőven elég lehet, vagy sokszorosan titkosított hadiipari dokumentumoktól és egyéb államtitkoktól kell megszabadulni, amihez mi inkább egy felsőbb kategóriás gépet választanánk.

Biztonsági szintek

A DIN P-1 (első pohár) és  DIN P-7 (utolsó pohár) biztonsági szint közötti különbség

A DIN P osztályozás az évszázados múlttal rendelkező Német Szabványügyi Intézet egyik saját szabványa a sok közül, segítségével sokkal könnyebben eldönthetjük, milyen tudású géppel van dolgunk ebben a tekintetben. Az iratmegsemmisítőket a vágási méreteik szerint az alábbi biztonsági szintekbe soroljuk:

DIN P-1: 

Csík vágás, a lapokat kb. 7 mm széles csíkokra vágja. 

DIN P-2: 

Csík vágás, a lapokat kb. 5,8 mm széles csíkokra vágja.

DIN P-3: 

Konfetti vágás, a lapokat kb. 4x52 mm méretű darabokra vágja.

DIN P-4: 

Konfetti vágás, a lapokat típustól függően kb. 4x12 mm-4x38 mm méretű darabokra vágja.
Ha a dokumentumaid érzékenyebb és/vagy személyes adatokat is tartalmaznak (például önéletrajzok, pénzügyi vagy egészségügyi jelentések), legalább ilyen tudású iratmegsemmisítőt válassz.

DIN P-5: 

Mikro konfetti vágás, a lapokat kb. 2x12 mm méretű darabokra vágja, tehát egy A4 lapot nagyjából 2000-2600 darabra.

DIN P-6: 

Szuper mikro konfetti vágás, a lapokat kb. 0,8x12 mm méretű darabokra vágja, tehát egy A4 lapot nagyjából 6000 darabra.

DIN P-7: 

Szuper mikro konfetti vágás, a lapokat kb. 0,8x5 mm méretű darabokra vágja, tehát egy A4 lapot nagyjából 15.000 darabra.

Kényelmi funkciók

Meghatároztuk a felhasználók számát, és a számunkra optimális biztonsági szintet, ezzel a nehezén már túl is vagyunk. Talán nem meglepő, de minél nagyobb kaliberű (és így drágább) készüléket választunk, annál több kényelmi funkcióhoz is hozzáférünk, melyek nagyban segítik majd a munkát. Iratmegsemmisítéskor kényelmi funkciók alatt az alábbiakat érthetjük:

Automata iratmegsemmisítés


 

A kézi lapadagolókkal általában 6-20 lap körüli papírlapot tudunk egyszerre ledarálni, de a magasabb árkategóriás gépekben megjelenik az automata iratmegsemmisítés mint funkció: ezeknél a gépeknél egy külön papírtárolóba helyezve a lapokat akár 750 lapot is megsemmisíthetsz további beavatkozás nélkül. Egyes típusoknál az automata papíradagoló fedele PIN kóddal vagy egyéb módon lezárható, így bizalmas adatainkat felügyelet nélkül hagyhatjuk a vágási ciklus végéig, illetéktelenek nem fognak hozzáférni.

Automata iratmegsemmisítőt keresel? Nézd meg a Fellowes AutoMax és a Rexel Optimum AutoFeed gépeket!

Milyen egyéb anyagokat tud ledarálni a készülék a papíron kívül?

Egy Genie 580XCD iratmegsemmisítő felülnézetből: a fenti adagolóba szükséges helyezni a bankkártyákat és CD/DVD lemezeket

Itt a legtöbbször a tűzőkapocs és a gémkapocs merül fel, de nincs sokkal lemaradva a bankkártya sem – itt ne felejtsd el, hogy egy vastagabb papírból készült termékről beszélünk, ami még némi mágnest és elektronikát is tartalmaz, ami egy kisebb gépnek komoly kihívást jelenthet. A CD, DVD lemezek aprítása már a közepes árszintű készülékek kiváltsága, de nem reménytelen a dolog, egyre több gép képes rá. 

A papíron túl megsemmisíthető anyagokkal kapcsolatban mindig ellenőrizd a készülék mellé kapott kézikönyvet, mert előfordulhatnak bizonyos megkötések, például:

A gémkapcsokat csak egy bizonyos méretig tudja felaprítani a készülék
A CD, DVD lemezeket és/vagy bankkártyákat egy külön erre a célra kialakított adagolóba kell helyezni vágás előtt

A papírkosár mérete

A papírkosár mérete határozza meg, milyen gyakran kell majd a papírhulladék ürítésével foglalkoznunk. Az otthoni gépek papírkosara 8-10 literes kapacitásról indul, a komolyabb, nagy irodai iratmegsemmisítők 100 liter fölé is felmehetnek ilyen téren - törvényszerű, hogy a nagyobb terhelhetőségű gépek nagyobb papírkosárral is kerülnek legyártásra.

A zajkibocsátás szintje

Illúzióink azért ne legyenek, az iratmegsemmisítő nem az az irodatechnikai eszköz, ami mellett komfortos egész nap ülni, ha maximális teljesítmény mellett használják őket. A halknak mondható készülékek 55 dBA zajszinten dolgoznak teljes vágási kapacitással, a 70-75 dBA pedig átlagosnak mondható ezeknél a termékeknél.

Az iratmegsemmisítők karbantartásáról

Ahhoz, hogy a vásárolt készüléket hosszú évekig elégedetten használhasd, bizonyos dolgokra mindig figyelned kell:

A kézi lapadagolóba ne tegyél több papírt, mint a termékleírásban megjelölt mennyiség, mert a motor túlterhelését és így a végleges meghibásodását kockáztatod. Azt sem szabad elfelejteni, hogy a félbehajtott papírlapok a vágókések számára dupla terhelést jelentenek, ezért vágást mindig kihajtott, és nem összegyűrt vagy összehajtott lapokkal végezd. 

Ha van rá lehetőséged, a tűzőkapcsokat, gémkapcsokat inkább távolítsd el vágás előtt a lapokból, még akkor is, ha a készülék egyébként fel tudja aprítani ezeket – így is véded a vágókéseket. 

Mindig ügyelj a helyes vágási / pihenési idő betartására, vágási ciklusok közt hagyd a motort elég időt pihenni.

Rendszeres időközönként, de kosárürítésenként minimum egyszer olajozd be a vágókéseket. Erre két opciód is van: vagy direkt erre a célra legyártott olajozólapokat használsz, vagy a némileg gazdaságosabb, nagyobb kiszerelésű karbantartó olajokból locsolj egy A4 papírlap mindkét oldalára, és aprítsd fel a készülékkel, hogy a papír által az olaj bekerüljön a vágókések közé. Jó megoldás lehet az is, ha az olajból egy vékony csíkot húzol a közvetlenül vágókésekre, és hagyod vágás nélkül forogni őket pár másodpercig, de arra mindenképpen figyelj, hogy ne csak a kések középső részére kerüljön az olajból, jusson belőle egészen a kések széléig. 

Reméljük, hogy a feljebb leírtak segítségedre lesznek, és egy olyan készüléket választasz majd, amivel hosszú évekig elégedett leszel. Ha továbbra is bizonytalan vagy, esetleg más kérdésed is felmerülne a vásárlás előtt, bátran vedd fel velünk a kapcsolatot elérhetőségeinken!